Das Institut für Sozialdienste sucht ab sofort 2 Personen für das Sekretariat der Geschäftsführung.
Teilzeit / Vollzeit, Arbeitsort Röthis

Das Institut für Sozialdienste (ifs), eine gemeinnützige GmbH in Vorarlberg, ist ein soziales Dienstleistungsunternehmen mit über 500 Mitarbeitenden. Das ifs unterstützt, hilft und begleitet Menschen in herausfordernden psychischen und sozialen Situationen sowie in akuten Lebenskrisen.
Für das kleine Team, das direkt für die Geschäftsführerin organisatorische, administrative und betriebswirtschaftliche Themen bearbeitet, suchen wir Unterstützung.

Ihre Aufgaben

Gemeinsam mit Ihren Kolleg:innen sind Sie mit dem Office Management der Geschäftsführerin betraut, was u. a. folgende Aufgaben beinhaltet: Terminkoordination, Telefonate, Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung, Korrespondenz, Sitzungs-/Besprechungsvorbereitung, Protokollführung, Schriftverkehr mit Behörden, Ablage usw.

Daneben bearbeiten Sie selbständig und verantwortlich wiederkehrende oder aktuell anfallende Aufgaben, bereiten Präsentations- und Besprechungsunterlagen auf etc.

Gegebenenfalls leisten Sie Vertretungsdienste im Empfang des ifs Röthis.

Anforderungen

Zu den Hard Facts Ihres Profils zählen, dass Sie eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Ausbildung mitbringen und über sehr gute MS-Office-Kenntnisse verfügen. Grundsätzlich bilden fundierte IT-Anwenderkenntnisse sowie eine gute Portion an IT-Affinität Voraussetzungen für diese Funktion. Daneben sind uns sehr gute Rechtschreibkenntnisse und ein hohes Maß an Genauigkeit wichtig.

In dieser Position arbeiten Sie eng im Team zusammen und sind parallel gefordert, Aufgaben selbständig und verantwortlich zu bearbeiten. 

Ein freundliches und kommunikatives Auftreten bei gleichzeitiger Fähigkeit zur Diskretion tragen maßgeblich zum Gelingen dieser Aufgaben bei.

Ideal ist es, wenn Sie bereits Kenntnisse der Soziallandschaft Vorarlbergs mitbringen.

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen ein spannendes Aufgabengebiet mit interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeiten. Sie arbeiten in und zusammen mit engagierten Teams, sei es durch Ihre Einbettung im kleinen Sekretariats-/Assistenz-Team der Geschäftsführerin oder durch Ihre vielfältigen Anknüpfungspunkte zum Leitungsteam sowie zu den verschiedenen Fachbereichen des ifs.

Aufgrund einer Reorganisation des beschriebenen Aufgabenpaketes besteht die Möglichkeit, diese Funktionen sowohl in Teilzeit als auch in Vollzeit auszufüllen.

Unter Berücksichtigung der Erfordernisse des Teams können die Arbeitszeiten im Rahmen der Jahresarbeitszeit flexibel gestaltet werden.

Ihnen stehen darüber hinaus sowohl Zeit als auch Budget für Fort-/Weiterbildungen und für Supervision zur Verfügung. Nach Ansparen des entsprechenden Zeitguthabens besteht außerdem die Möglichkeit, ein Sabbatical in Anspruch zu nehmen.

Das ifs leistet als Arbeitgeber Beiträge zu Ihrer betrieblichen Altersvorsorge und bietet weitere attraktive Sozialleistungen.

Monatliches Mindestbruttogehalt lt. Kollektivvertrag des Vorarlberger Sozial- und Gesundheitswesens: Die konkrete Eingruppierung in die Gehaltsgruppe ist abhängig von Ihrer Ausbildung, Ihrer Einsatzmöglichkeit durch die Berufserfahrung usw.: je nachdem Gehaltsgruppe 5 (1. Dienstjahr: € 2.719,00 brutto Vollzeit) bzw. Gehaltsgruppe 6 (1. Dienstjahr: € 3.027,00 brutto Vollzeit).

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung an

ifs Personal

Sabine Pfefferkorn

Interpark Focus 40, 

6832 Röthis

E-Mail

www.ifs.at