Persönliche/r Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d)

Deine Rolle:

Als Persönliche/r Assistent/in der Geschäftsleitung bist du der/die zentrale Ansprechpartner/in für organisatorische und administrative Aufgaben und sorgst dafür, dass die Geschäftsführer sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Deine Hauptaufgabe ist es, fünf Schritte vorauszudenken, den Überblick zu behalten und effizient zu agieren.

Deine Aufgaben:

• Allgemeines Office-Management: Organisation von Dokumenten, Sicherstellung effizienter Abläufe und Entlastung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft durch proaktive Unterstützung.

• Projektunterstützung: Begleitung von strategischen Initiativen und Unterstützung bei der Umsetzung von Geschäftsentscheidungen.

• Kommunikationsmanagement: Eigenständige Bearbeitung und Strukturierung von E-Mails, Erstellen von Antwortvorschlägen und Koordination der externen und internen Kommunikation.

• Behördliche Abstimmungen & Genehmigungsprozesse: Koordination mit Behörden und Institutionen im Gesundheitswesen, Vorbereitung von Anträgen und Nachverfolgung von Fristen.

• Kalender- & Terminmanagement: Planung, Priorisierung und Koordination von Meetings, Reisen und Projekten.

• Berichterstattung & Dokumentation: Erstellung und Pflege von Berichten, Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen.

• Reiseorganisation: Planung und Koordination von Reisen, fallweise Begleitung zu externen Terminen.

Das bringst du mit:

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder im gehobenen administrativen Bereich.

• Hohe Eigenverantwortung & Flexibilität, um ein dynamisches Arbeitsumfeld souverän zu managen.

• Analytisches Denkvermögen und ein ausgeprägtes Organisationstalent.

• Diskretion & Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.

• Kommunikations- & Verhandlungsgeschick, insbesondere im Umgang mit Behörden und Stakeholdern im Gesundheitswesen.

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Microsoft Office (Experte), Projektmanagement-Tools und Mac OS Kenntnisse vorteilhaft) und allgemeine IT-Affinität als selbständiger Power-User.

• Führerschein B & Fahrpraxis, da fallweise Außentermine erforderlich sind.

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum du dich bewerben solltest:

• Eine Schlüsselrolle in einem innovativen Start-up mit viel Gestaltungsspielraum.

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und Einblick in strategische Entscheidungen.

• Flexible Arbeitszeiten (12-15 Stunden/Woche nach Vereinbarung, vorwiegend vormittags).

• Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit Startup-Spirit und flachen Hierarchien.

• Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung der MIS GmbH mitzuwirken.

• Firmenwagen zur eigenen Verwendung möglich

Du bist bereit, den Unterschied zu machen?

Dann bewirb dich jetzt mit den üblichen Unterlagen und mit Angabe Deiner Gehaltsvorstellung – wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Bitte kontaktiere uns per Email: [email protected]

Für Fragen zu dieser neu zu schaffenden Stelle stehen wir gerne zur Verfügung.