Office Manager:in (m/w/d) für die Dienststelle Baurecht

Die Dienststelle Baurecht als Teil der Abteilung Rechtsservice und Bürgerdienste ist das juristische Rückgrat für viele Fragen rund ums Bauen in der Stadt. Wir kümmern uns um Anliegen nach dem Baugesetz, aber auch um Aufgaben aus der Feuerpolizeiordnung, dem Kanalisationsgesetz und dem Raumplanungsgesetz. Auch die Zuteilung von Hausnummern läuft über uns. Klingt nach trockener Materie? Nicht bei uns! Denn hier passiert täglich die Weiterentwicklung unserer Stadt – mit echten Auswirkungen.

Als Office Manager:in halten Sie das organisatorische Rad am Laufen. Sie sind die rechte Hand des Dienststellenleiters, die erste Ansprechperson im Team, und Sie sorgen dafür, dass zwischen Akten, Terminen und Abstimmungen mit anderen Stellen nichts verloren geht.

Ihre Aufgaben

• Sie managen den Posteingang und verwalten Vorgänge im Dokumentenmanagementsystem (V-DOK)
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Raumbelegungen
• Sie sind Drehscheibe zwischen der Dienststelle Baurecht, anderen Behörden und Dienststellen
• Sie entlasten die Dienststelle und die Leitung administrativ
• Sie bringen Ideen zur Prozessoptimierung ein – und setzen sie auch um
• Sie unterstützen bei Bedarf auch die Abteilungsleitung administrativ

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder einem vergleichbaren Bereich
• Ein kühler Kopf und organisatorisches Geschick
• Fit in MS Office, neugierig auf neue Tools und Verwaltungssoftware, interessiert an Digitalisierungsthemen
• Kommunikationsfreude, Eigeninitiative und Teamspirit

Bregenz bietet Ihnen

• Einen sicheren Arbeitsplatz mit Sinn – Sie gestalten die Stadt mit
• Ein aufgeschlossenes Team, das Zusammenhalt lebt
• Raum für eigene Ideen und Weiterbildung
• Eine gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz und Mobilitätsförderung
• Betriebliche Alters- und Zukunftsvorsorge
• Betriebliche Gesundheitsförderung